Como diseñar mis procesos?

Al momento de diseñar nuestros procesos debemos tener claro que lo que estamos buscando es: hacer explicitas las tareas que se deben realizar, como se relacionan, cuales son las entradas, las salidas necesarias y si quienes son los interesados que deben participar en él.

Definitivamente no entramos en el mundo de los procesos solo por urgencia o necesidad, lo hacemos porque queremos obtener información de nuestra forma de trabajo y así poder analizarnos y mejorar para poder hacerlo cada vez mejor. La tendencia es hacia la eficiencia y la eficacia.

Seguramente lo tienes claro, pero conocer las actividades acota el trabajo y las responsabilidades por lo tanto facilitará la obtención de datos y posteriores medidas. Por lo tanto tendrás control. Recuerda que lo que no se puede medir, no se puede controlar.

Siguiendo con el razonamiento, si adicionas a lo dicho antes el conocer las entradas y salidas te asegurarás de producir únicamente aquello que agregue valor a tus operaciones. Y los roles estrictamente necesarios para llevarlo adelante.

Ok, los procesos son buenos lo entendimos, ahora ¿como diseño mis procesos a medida? La idea es apoyarte en alguna de estas dos técnicas:

ETVX por Entry Task Validation eXit

Esta técnica te dice que diseñes tu proceso enumerando las entradas, las tareas que realizarás, quienes deben validar los productos del trabajo y cuales serán las salidas.

SIPOC por Supplier - Input - Process - Output - Customer

Esta otra técnica te indica que diseñes tu proceso considerando tus proveedores, las entradas, las tareas que realizarás, sus salidas y quienes serán los clientes.

Cuando vayas a diseñar el proceso, o las tareas de cada actividad e incluso sus entradas o salidas, debes hacerlo pensado en que sea útil. Busca maximizar el valor agregado de cada elemento que introduces. Recuerda:

"Todo lo que diseñes debe rondar los  5 +/- 2 niveles"

Esta eurística te ayudará a tener un criterio acerca de que tan grande o pesado es tu proceso. Por otra parte intenta diseñar pensando en que cada salida que produzcas será una entrada para una próxima etapa del proceso, esto te ayudará a producir únicamente aquello que agregue valor.

Claramente no debes ir a por el proceso perfecto con la primera versión, porque todo es mejorable y aprenderás mucho de la experiencia y el uso del proceso definido. Lo interesante que ahora tendrás apoyo empírico que te va a dar un conocimiento que antes no tenias. Como puedes suponer al tener mediciones empíricas sobre como haces las cosas, puedes mejorar tu escala de control y tomar mejores decisiones que te mejoren tu funcionamiento.