El síndrome de la cafetera

Si has tenido la posibilidad del andar lo suficiente, habrás notado al igual que yo un síndrome que se repite sistemáticamente en las organizaciones cuando estas atraviesan una situación económica delicada; me refiero al hecho de que siempre habrá alguien que al analizar la situación dirá:

" ... y si apagamos la máquina de café, así nos quitamos ese costo" 

Esto es lo que yo llamo el "Síndrome de la cafetera". Desde mi punto de vista este comportamiento es un patrón que se repite sistemáticamente en las organizaciones, cuando deben tratar a fondo el tema de optimizar sus costos.

El problema esta en que en lugar de analizar sus procesos y resultados buscando una causa raíz sobre la cual trabajar, la desesperación los lleva a concentrarse en los gastos operativos que podemos catalogar como superfluos. Los cuales son un alivio momentáneo que justifican el proyecto de optimización, pero que probablemente al considerarlos en su conjunto noten que no alcanzan el 5% del pasivo que buscan recuperar.

Para recuperar el pasivo de operaciones, hay que analizar varias cuestiones: el nivel de staff, nuestros procesos, nuestra forma de producir, nuestro proceso de ventas. Porque el problema económico general puede deberse a diferentes situaciones, y cito algunos ejemplos relacionado con lo que acabo de mencionar como cuestiones de análisis:

• Procesos eficaces que no son eficientes
• Procesos eficaces y eficientes pero no hay un volumen de ventas sólido.
• Demasiado staff para el volumen de trabajo y la proporción de facturable/no facturable que habíamos previsto para costear el staff excedente no se esta alcanzando.

Pueden existir un sin fin de oportunidades de mejora; lo que intento decir es que la masa critica de la optimización de costos no va a estar en los gastos superfluos como: café, premios, insumos generales sino que estará en nuestras operaciones.

Cuando estemos en esta situación, debemos hacer un profundo análisis causal y tomar acciones correctivas, implementarlas y hacerles seguimiento para poder mejorar. Un socio brasilero me decía:

" ... los costos en algún punto son como las uñas, hay que recortarlos todos los días"

Trabaja tus costos, controla tu ahorro (nivel de inversión contra lo facturado) y acompáñalo con una gestión profesional de tus operaciones y notarás como las cosas comienzan a mejorar.